Quy định cụ thể chứng từ trong hồ sơ hải quan

Trong Thông tư mới, một trong những điểm quan trọng được sửa đổi là quy định về hồ sơ hải quan. Hiện nay, hồ sơ hải quan được quy định rải rác ở nhiều Điều trong Thông tư 38/2015/TT-BTC (Điều 16; Điều 82; Điều 86; Điều 87; Điều 93; Điều 142; Điều 143), không quy định rõ ràng số lượng chứng từ phải nộp, xuất trình tại thời điểm thông quan, tại thời điểm kiểm tra sau thông quan và đặc biệt những chứng từ DN phải lưu tại trụ sở DN để chứng minh việc khai báo hải quan đã thực hiện. Do vậy, thời gian qua nhiều DN và cả CBCC hải quan rất lúng túng trong việc xác định những chứng từ nào là chứng từ phải nộp trong khi thực hiện thủ tục hải quan, những chứng từ nào phải lưu tại DN và nếu đã nộp cho cơ quan Hải quan thì có phải lưu tại DN nữa hay không?  Và khi lưu hồ sơ DN có bắt buộc phải lưu hồ sơ giấy hay không? ...

Chính vì vậy, tại Thông tư mới, hồ sơ hải quan đã được quy định cụ thể, thay thế Điều 16- Hồ sơ hải quan thành Điều 16 và Điều 16a. Tại Điều 16 quy định hồ sơ hải quan khi làm thủ tục hải quan, theo nguyên tắc các chứng từ phải nộp trong khi làm thủ tục hải quan là những chứng từ cần thiết trong quản lý hải quan. Tại Điều 16a quy định việc lưu giữ hồ sơ hải quan đối với hàng hóa XK, NK. Theo đó, Điều này liệt kê tất cả các chứng từ mà người khai hải quan cần phải lưu giữ và xuất trình cho cơ quan Hải quan khi cần kiểm tra sau thông quan hoặc thanh tra chuyên ngành. Người khai hải quan có trách nhiệm lưu giữ tất cả các chứng từ nêu tại Điều 16a và xuất trình cho cơ quan Hải quan khi kiểm tra sau thông quan hoặc thanh tra chuyên ngành.

Bên cạnh đó, Thông tư sửa đổi cũng có một số thay đổi đối với hồ sơ hải quan XK khi làm thủ tục hải quan, bổ sung hóa đơn thương mại trong trường hợp người mua phải thanh toán cho người bán; định mức kỹ thuật đối với trường hợp XK mã sản phẩm gia công, mã sản phẩm sản xuất XK lần đầu tiên trừ DN ưu tiên và DN đã kết nối với cơ quan Hải quan; bảng kê chi tiết lâm sản đối với gỗ nguyên liệu XK. Đồng thời, Thông tư đưa các quy định của cơ quan quản lý chuyên ngành vào để đảm bảo minh bạch như: Chứng từ xác nhận tổ chức, cá nhân đủ điều kiện XK hàng hóa theo quy định của pháp luật về đầu tư; Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành.

Được nộp chứng từ dưới dạng điện tử

Về nộp hồ sơ hải quan dưới dạng điện tử, quy định hiện nay cho phép người khai hải quan có thể lựa chọn nộp hồ sơ hải quan dưới dạng giấy hoặc dạng điện tử. Nhưng thực tế vẫn còn tình trạng hải quan cửa khẩu yêu cầu DN ngoài hồ sơ điện tử phải nộp cả hồ sơ giấy. Điều này gây mất thời gian, tăng chi phí cho DN, chưa đảm bảo được việc cải cách thủ tục hành chính theo hướng điện tử, hạn chế tiếp xúc giữa DN và cơ quan Hải quan. Bên cạnh đó, hệ thống xử lý dữ liệu điện tử không có cơ sở để tự động phân tích thông tin khai hải quan để hỗ trợ công chức trong kiểm tra hồ sơ hải quan, xác định trọng điểm kiểm tra sau thông quan.

Tại Thông tư sửa đổi, bổ sung Thông tư 38/2015/TT-BTC quy định cụ thể về việc nộp hồ sơ dưới dạng điện tử (trừ một số chứng từ theo quy định là bản chính như C/O, giấy phép…), chứng từ có thể ở dạng dữ liệu điện tử hoặc chứng từ giấy được chuyển đổi sang chứng từ điện tử (bản scan có xác nhận bằng chữ ký số). Thông tư quy định việc nộp hồ sơ điện tử cùng thời điểm đăng ký tờ khai.

Về khai hải quan, Thông tư mới quy định đối với hàng hóa NK, một vận đơn phải được khai báo trên một tờ khai hải quan NK. Trường hợp một vận đơn khai báo cho nhiều tờ khai hải quan hoặc hàng hóa NK không có vận đơn thì người khai hải quan thực hiện tách vận đơn để khai báo. Việc tách vận đơn được thực hiện trên hệ thống và hoàn toàn do người tách vận đơn tự xác định và chịu trách nhiệm, cơ quan Hải quan không phê duyệt.

Đối với hàng hóa NK, người khai hải quan thực hiện lấy số quản lý hàng hóa XK trên hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan để khai tiêu chí số vận đơn. Hệ thống sẽ cấp số tự động, cơ quan Hải quan không phê duyệt.

Bên cạnh đó, Thông tư cũng quy định cụ thể về thời điểm nộp giấy phép khi thực hiện thủ tục hải quan. Hàng hóa XK, NK thuộc diện phải có giấy phép của cơ quan quản lý chuyên ngành thì phải có giấy phép trước khi đăng ký tờ khai hải quan và phải khai đầy đủ thông tin giấy phép trên tờ khai theo hướng dẫn tại mẫu số 01, mẫu số 02 Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư.

Vấn đề khai thông tin hàng hóa đóng chung container XK của cùng một chủ hàng; khai hải quan trong trường hợp hệ thống gặp sự cố cũng được hướng dẫn cụ thể tại Thông tư.

Cần có giấy phép KTCN trước khi đăng ký tờ khai

Liên quan đến những quy định mới tại Thông tư sửa đổi, bổ sung Thông tư 38/2015/TT-BTC, tại hội nghị tập huấn, giới thiệu thông tư do Tổng cục Hải quan tổ chức mới đây, nhiều câu hỏi của DN đã được ban soạn thảo trao đổi, làm rõ.

Chẳng hạn liên quan đến vấn đề tách vận đơn, có DN đặt câu hỏi một vận đơn nếu khai thành hai tờ khai thì DN phải thông báo với cơ quan Hải quan như thế nào để có số vận đơn mới, với những lô hàng không thể tách vận đơn thì xử lý như thế nào?

Trả lời vấn đề này, đại diện Cục Giám sát quản lý về hải quan cho biết, tại phụ lục Thông tư sửa đổi, bổ sung Thông tư 38/2015/TT-BTC hướng dẫn cụ thể từng tiêu chí khai báo như thế nào, tại phụ lục hướng dẫn đầy đủ cách thức tách vận đơn, gồm cả tách cơ học và tách lý thuyết.

Về vấn đề giấy phép, có DN băn khoăn khi khai tờ khai chưa có giấy phép thì xử lý như thế nào. Vấn đề này gặp phải do DN không NK mặt hàng truyền thống nên không nắm được quy định liên quan đến giấy phép kiểm tra chuyên ngành, nên xin giấy phép sau ngày mở tờ khai.

Trả lời vướng mắc của DN, đại diện Cục Giám sát quản lý về hải quan cho biết, trường hợp hàng hóa phải có giấy phép nhưng DN chưa xin giấy phép thì theo quy định tại Nghị định 59/2018/NĐ-CP, tờ khai DN khai báo không có giá trị sử dụng và DN sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính. Tờ khai đó sẽ không có hiệu lực và sẽ bị hủy, tương ứng chính sách thuế, chính sách mặt hàng tại tờ khai ban đầu không còn giá trị áp dụng, khi cần DN xin được giấy phép và khai thông tin giấy phép trên mở tờ khai mới.

Đại diện Cục Giám sát quản lý về hải quan lưu ý, DN có rất nhiều phương thức để hỏi cơ quan quản lý nhà nước xem hàng hóa của mình có thuộc diện phải có giấy phép hay không. Bên cạnh đó, tất cả các văn bản quy phạm pháp luật đều được cơ quan quản lý công bố rộng rãi và phổ biến kiến thức tới DN ngay khi được ban hành. Ngoài ra, DN có thể gửi câu hỏi đến bộ phận tư vấn của Tổng cục Hải quan để được giải đáp cụ thể… Khi triển khai Thông tư 38 sửa đổi sẽ có công cụ hỗ trợ DN khi khai báo trên hệ thống, thông qua việc cảnh báo đối với hàng hóa thuộc diện kiểm tra chuyên ngành.

Liên quan đến chứng từ điện tử, DN đặt câu hỏi khi scan chứng từ và gửi theo tờ khai lên hệ thống khai hải quan điện tử thì có cần đại diện DN ký tên, đóng dấu hay không? Phải scan bản ký tên đóng dấu hay bản nguyên gốc? Trả lời vấn đề này, đại diện Cục Giám sát quản lý về hải quan cho biết, Thông tư chỉ yêu cầu bản chụp nguyên trạng từ bản gốc chứng từ. Nếu nộp dưới dạng giấy DN phải có xác nhận thông qua việc ký tên, đóng dấu. Nếu nộp dưới dạng điện tử thì đã có xác thực bằng chữ ký số rồi, nên không yêu cầu DN phải ký tên, đóng dấu rồi mới scan.