1. Nhận yêu cầu từ khách hàng

• Khách hàng yêu cầu báo giá và lịch tàu xuất hàng với tên hàng, volume, trọng lượng. Nhân viên kinh doanh có nhiệm vụ tư vấn loại cont nào và lịch tàu nào phù hợp với yêu cầu của khách hàng.

2. Kiểm tra giá và lịch tàu trong dữ liệu có sẵn hoặc check với line. Sau đó báo với khách hàng.

3. Nếu khách đồng ý với lịch tàu và giá đã đưa thì lấy booking từ line và gửi khách.

4. Dựa theo closing time trên booking, nhắc nhở khách hàng đóng hàng và hạ cont hàng trước closing time.

• Nhà xe/nhân viên giao nhận sẽ đem lệnh cấp container rỗng đến phòng điều độ của hãng tàu (thường ở cảng) để đổi lệnh lấy container. Ớ bước này phòng điều độ ở cảng sẽ giao cho nhân viên giao nhận/nhà xe bộ hồ sơ gồm: packing list container, seal tàu, vị trí cấp container, lệnh cấp container có ký tên của điều độ cảng cho phép lấy container rỗng.
• Nhân viên giao nhận sẽ giao bộ hồ sơ này cho tài xế kéo container đến bãi chỉ định của hãng tàu xuất trình lệnh cấp container rỗng đã được duyệt, đóng phí nâng container cho phòng thương vụ bãi và lấy container rỗng vận chuyển về kho người xuất khẩu đóng hàng.
• Sau khi đóng hàng xong sẽ vận chuyển container có hàng hạ bãi tại cảng chờ xuất hàng ( theo trên booking confirm) và đóng phí hạ container cho cảng vụ.

5. Chuẩn bị chứng từ khai hải quan

Hồ sơ hải quan gồm:

• – Tờ khai hải quan: 2 bản chính (1 bản dành cho người xuất khẩu, 1 bản dành cho hải quan lưu)
• – Hợp đồng mua bán hàng hóa: 1 bản sao
• – Giấy phép đăng ký kinh doanh: bản sao y kèm bản chính đối chiếu (nếu doanh ngiệp mới xuất khẩu lần đầu)
• – Giấy giới thiệu của công ty xuất khẩu: 1 bản

6. Thông quan hàng xuất

Truyền số liệu qua hải quan điện tử:

Truyền số liệu qua phần mềm khai báo hải quan điện tử, lên tờ khai qua mạng. Hệ thống mạng của hải quan tự động báo số tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai và phân luồng hàng hóa:

• + Luồng xanh: Miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa. Cán bộ hải quan chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thông quan (đã làm thủ tục hải quan) vào tờ khai xuất khẩu.
• + Luồng vàng: Miễn kiểm tra thực tế hàng hóa, hồ sơ chuyển qua bộ phận tính giá thuế để kiểm tra chi tiết hồ sơ. Nếu hồ sơ hợp lệ sẽ được chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thông quan (đã làm thủ tục hải quan) vào tờ khai xuất khẩu.
• + Luồng đỏ: Hồ sơ được chuyển qua bộ phận kiểm tra thực tế hàng hóa . Tuỳ tỷ lệ phân kiểm hóa của lãnh đạo chi cục mà chủ hàng xuất trình 5%, 10% hay 100% hàng để hải quan kiểm tra. Sau khi kiểm tra nếu hàng hóa đúng với khai báo của tờ khai và chứng từ liên quan, cán bộ hải quan sẽ bấm niêm phong (seal) hải quan vào container và sẽ ghi chú vào tờ khai xác nhận hàng hóa đúng khai báo và chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thông quan (đã làm thủ tục hải quan) vào tờ khai xuất khẩu.

Lưu ý : Đăng ký làm thủ tục ở cửa khẩu nào thì truyền số liệu vào cửa khẩu đó.

Làm thủ tục hải quan tại cảng:
Trường hợp 1: Hàng hóa xuất khẩu miễn kiểm (luồng xanh)
6a1: Đến hải quan làm thủ tục xuất khẩu

• – In tờ khai Hải Quan điện tử (in 2 bản), chủ hàng kí tên và đóng dấu xác nhận.
• – Sau đó, mang bộ chứng từ đến hải quan.
• – Hải quan sẽ tiếp nhận bộ hồ sơ của nhân viên công ty và tiến hành kiểm tra xem việc chấp hành pháp luật Hải quan của doanh nghiệp trên hệ thống mạng hải quan có vi phạm gì không. Kế tiếp xem việc kê khai trên tờ khai có phù hợp với chứng từ hay không và xem hàng xuất khẩu có thuộc danh mục hàng cấm hay không.
• – Sau đó, Hải quan đóng dấu vào tờ khai và chuyển sang bộ phận trả tờ khai.
• (Khi nộp tờ khai nhân viên giao nhận se mất phí kẹp vô tờ khai có thể từ 50.000 đến 200.000đ, hoặc có thể nhiều hơn tùy trường hợp).
• – Người làm thủ tục hải quan đóng lệ phí Hải Quan.
• – Hải quan sau khi kiểm tra trả lại cho nhân viên giao nhận 1 tờ khai và giữ lại tờ khai.

6a3: Thanh lý hải quan bãi

• – Nhân viên giao nhận photo tờ khai và đến hải quan thanh lý hàng xuất ở cảng để thanh lý.
• – Nhân viên mang tờ khai đã thông quan đến hải quan giám sát bãi ghi số container/seal, tàu/chuyến lên tờ khai gốc.
• – Sau đó, nộp tờ khai (photo và gốc để kiểm tra) tại phòng thanh lý.
• – Hải quan thanh lí kiểm tra đóng dấu xác nhận và trả lại tờ khai bản gốc.
• (Khi thanh lý nhân viên giao nhận sẽ mất phí chi cho hải quan thanh lý là 10.000đ/1 cont, 2 cont là 20.000đ phí này không có trên hóa đơn mà như dạng tiền bồi dưỡng).

6a4: Vào sổ tàu hàng xuất

• – Căn cứ vào booking nhân viên giao nhận viết số hiệu tàu, số hiệu chuyến đi, số container, số seal vào tờ khai để tiến hành vào sổ tàu.
• – Nhân viên giao nhận nộp tờ khai để Hải quan vào sổ tàu.
• – Hải quan trả lại tờ khai và phiếu xác nhận vào sổ tàu.
• – Kết thúc quá trình làm thủ tục thông quan cho lô hàng xuất khẩu tại cảng.
• – Hàng hóa sẽ được sắp xếp lên tàu theo kế hoạch của hãng tàu.
• Lưu ý: Phải vào sổ tàu trước khi đến giờ Closing time nếu không hàng sẽ rớt lại không xuất khẩu được mặc dù đã thông quan.

Trường hợp 2: Hàng hóa xuất khẩu kiểm hóa (luồng đỏ)
6b1: Đến hải quan làm thủ tục xuất khẩu

• – In tờ khai Hải Quan điện tử (in 2 bản), chủ hàng kí tên và đóng dấu xác nhận.
• – Sau đó, mang bộ chứng từ đến hải quan.
• – Hải quan sẽ tiếp nhận bộ hồ sơ của nhân viên công ty và tiến hành kiểm tra xem việc chấp hành pháp luật Hải quan của doanh nghiệp trên hệ thống mạng hải quan có vi phạm gì không. Kế tiếp xem việc kê khai trên tờ khai có phù hợp với chứng từ hay không và xem hàng xuất khẩu có thuộc danh mục hàng cấm hay không.
• – Sau đó, Hải quan đóng dấu và chuyển bộ phận kiểm hóa.

6b2: Kiểm hóa hàng xuất

• – Nhân viên giao nhận đăng ký chuyển bãi kiểm hóa tại bộ phận chuyển bãi và rút ruột container.
• – Nhân viên giao nhận xem kết quả phân kiểm để liên lạc với Hải quan kiểm hóa.
• – Xuống bãi tìm container tiến hành cắt seal và liên lạc với Hải quan kiểm hóa xem cắt seal và kiểm tra hàng hóa (5%,10% tùy vào mức độ mà Hải quan yêu cầu kiểm hóa).
• – Sau đó, nhân viên giao nhận bấm lại seal mới (gồm seal Hải quan và hãng tàu) và xin giấy xác nhận seal của bộ phận cắt/bấm seal có đóng dấu xác nhận của bô phận bấm seal ở cảng.

6b3: Trả tờ khai

• - Người làm thủ tục hải quan đóng lệ phí Hải Quan.
• - Hải quan sau khi kiểm tra trả lại cho nhân viên giao nhận bộ chứng từ bao gồm:
• - 1 tờ khai và giữ lại tờ khai.
• - Hợp đồng thương mại (sao y)

6b4: Thanh lý hải quan bãi

• Giống Bước 3 ở trên.

6b5: Vào sổ tàu hàng xuất

• Giống Bước 3 ở trên.

7. Phát hành vận đơn

• Căn cứ vào yêu cầu của khách hàng mà forwarder hay hãng tàu sẽ phát hành vận đơn cho người xuất khẩu.

8. Gửi chứng từ cho đối tác nước ngoài

• – Đối với forwarder hoặc line, sẽ gửi mail cho agent của mình rằng lô hàng này khách hàng dùng bill gì, thông tin lô hàng.
• – Đối với shipper invoice, packinglist, bill (nế surrender thì không cần) đến consignee để làm hồ sơ khai hải quan và nhận hàng.

9. Lập chứng từ kế toán và lưu file

• Bộ phận chứng từ sẽ lập profile hồ sơ gồm giá mua, giá bán, điều kiện thanh toán, các chứng từ liên quan và chuyển giao bộ phận kế toán theo dõi công nợ.